接待區放蘭花之前，誰負責觀察、聯絡與保養？

先指定接待同事負責觀察、行政同事統一聯絡，再與花藝提供方確認誰可澆水或處理盆栽。月度陳設不等於已包含到訪保養；下單前要把日常照料、異常通報及放假時的替補人選寫清楚，避免人人關心、卻沒有人知道上一位做了甚麼。

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先問這盆花由誰接手，而不是只問花色

例如港島商廈的新接待區，行政部選好花色後，前台可能以為清潔同事會澆水，清潔同事又以為提供方會定期來處理。可行的分工是由前台記錄看見的變化，行政保存照料指引並聯絡提供方；只有已獲交代的人才執行澆水或搬動。觀察者不必兼任植物問題的判斷者。

比較蘭花盆栽時，可先把展示位置與交接能力放在款式之前。要求確認實際品種、內外盆結構，以及接收時會否提供適用的照料說明；若只是挑了漂亮外盆，日後卻看不到介質和排水位置，同事便難以按指引操作。

交接紙應留有品種及位置，而非只寫「前台花」。以下園藝注意事項以常見蝴蝶蘭為例，不直接套用其他蘭花。蝴蝶蘭的栽培介質通常疏鬆透氣，根部既不能長期過濕，也不宜完全乾透。1

擺位要同時接受植物與接待工作的檢查

前台電腦旁看來明亮，不代表植物得到合適光線。皇家園藝學會指出蝴蝶蘭需要明亮光線，夏季直曬可灼傷葉片，亦應避開穿堂風及溫度波動。1 香港玻璃幕牆旁的展示位，可記錄何時有陽光照入、冷氣是否直吹，再交由提供方評估，而不是只拍夜間亮燈的照片。

討論企業蘭花佈置時，現場資料宜包含正面及側面照片，並說明訪客在哪裏簽到、文件如何遞交，以及花盆能否離開枱面處理。花器、進場與擺放安排要逐項確認，不能由設計圖片推定有人會完成現場安裝或之後的照料。

若內側會議室平日拉着窗簾，不宜把「辦公室燈很亮」當成足夠條件。馬里蘭大學的資料提到，內室或辦公桌上的蝴蝶蘭可能需要植物生長燈。2 未能配合環境時，可先減少展示位置；會議桌採用其他低身花藝，也應另談照料，不能沿用蘭花指引。

每日觀察與實際澆水，分開記錄

前台記下看見的事，不急着下判斷

觀察記錄可以很短：「今早外盆見水」、「花梗比接收時傾斜」、「窗簾今天沒有打開」。同一角度的照片有助比較，拍攝時避開訪客、文件及螢幕。不必寫「已爛根」等未經確認的結論；葉片變皺、落花或介質濕潤，都要連同近期照料與環境變化一起交代。

露在盆外的根也不必急着收起。蝴蝶蘭會長出氣根，伸出容器可屬正常現象，不應因為看來不整齊就剪掉或埋起。1 對接待區而言，更實際的做法是避免文件或手袋碰到植物，若影響使用，再請提供方建議擺位。

澆水者確認盆內狀態，其他人不要補做

不要把所有盆栽排成逢星期一澆水。香港冷氣辦公室的環境和不同介質會有差異，應請提供方說明這盆如何判斷需要供水。透明內盆有助看見表層以下的介質；樹皮介質分解後也可能排水不良，不能只看裝飾表面。1

獲交代的澆水者應記錄日期與處理情況，其他同事先查記錄再行動。澆水後須讓多餘水排走，不讓植株長期坐在積水中，並避免水進入葉心。1 若組盆不能安全取出，先詢問操作方式，不在有電線的接待枱上試浸盆。只向葉面噴霧，亦不能當成室內根部供水的替代方法。2

月度陳設與保養，是兩組需要確認的責任

查詢蘭花月花服務時，要把希望持續有花的展示需求，與兩次安排之間的照料分開問。確認使用期間、是否輪換、盆器如何處理，以及日常照料由誰負責；名稱中的「月」不是固定替換次數或全包護理的承諾。

假如公司每月有對外會議，行政可交代哪些日期需要使用接待區，但不應由此要求植物一直處於同一花況。展示更新是雙方商談的安排，花朵生長則受植物狀態和環境影響。蝴蝶蘭花謝後仍可能長出後續花芽，但不能保證為下一次會議準時復花。1

確認書宜列出提供方做甚麼、公司做甚麼，以及有變化時如何聯絡。若方案沒有到訪照料，便要在內部指派執行人；若對方未確認輪換或回收，也不要預先通知同事某天必定有人來換盆。

已有盆栽需要查看，先整理情況再約到訪

公司收到開幕花禮，卻沒有原有照料說明，可以整理來源、接收日期、全景與近照，再詢問蘭花上門保養。能否承接其他提供方的盆栽、是否到訪、可查看或處理甚麼，都要按個案確認；這並不代表已包含換盆、修剪或替換。

安排到訪前，行政先問大廈有否登記要求、哪位同事可帶路，以及處理盆栽的可用位置。清楚標示可進入區域與開會時段，也要說明誰能批准搬動或新增處理。不要只讓保安代收一個訊息，卻沒有熟悉植物狀況的人在場交接。

葉面有塵、花梗偏斜或介質看來改變，可先列作待查看項目。工具應由誰使用也要說清楚；前台不需要為了維持外觀而自行拆支架、剪根或換介質。到訪後請留下處理記錄與後續指引，讓下一位接手者知道這次做了甚麼。

連假與活動後，補上容易遺漏的交接

連假前不是一律多澆一輪水。先由指定照料者查看盆內狀態，確認期間有否人進入，以及窗簾、燈光和冷氣安排會否改變。把可聯絡的替補同事寫進記錄；若需要提供方協助，須先得到安排確認，不假定假日期間有人候命。

董事會或開幕接待後，若蘭花暫時搬到後方房間，應記下新位置和搬動原因，不讓它在無人照看的角落變成「待處理物品」。花謝時可保留植物並討論後續照料，也可按已確認方案調整展示；若將盆栽交給同事帶回家，須連同適用品種指引交接，不只交出外盆。

確認前可即做的短清單

• 寫明主要觀察者、聯絡人及放假時的替補人。
• 拍下擺位，確認實際品種、內盆與排水方式。
• 分開列出日常照料、到訪處理與展示輪換，逐項取得確認。
• 放置共用處理記錄，約定哪些變化需要通報。

接待區有一盆蘭花，責任不應只落在最常看見它的人身上。先讓觀察、聯絡與執行照料各有接手者，再按確認範圍安排提供方參與，才不會把展示需要誤當成植物已有人持續照顧。