小團隊聚餐人數未定，怎樣先做好份量與預算框架？

先把已確認用餐與待定同事分開，做待定者缺席及全部出席兩個版本；兩版都按完整一餐核對份量，再問清可加減項目、改單期限和配套範圍，才決定訂哪個版本及預留甚麼。不要只憑套餐的人數名稱落單。

本文是 GotGear 的聚會規劃資訊。GotGear 與 YumYum 由同一擁有人持有，文中的連結屬相關業務資源，不是獨立推薦；GotGear 並不提供餐飲、花藝、送禮、課程或租借服務。

一、先數需要吃午餐的人，不是群組人數

假設觀塘一個部門有二十位同事，十二位確認參加星期五午餐，其餘八位仍在等外出會議安排。這是規劃示例，不是客戶個案。先問待定同事是否會在用餐時段回來；只到場打招呼但另有午膳的人，不應與需要一份完整主餐的人混在一起。

回覆表可記錄「吃主餐」、「只參與聚會」及「未能確認」，另記用餐時間。飲食要求讓同事直接告知統籌人，並由供應商確認可供應內容，不在大群組追問原因。這份名單也用來決定餐具數量，不能只供訂餐後存檔。

待定同事缺席：保住已確認者的一餐

第一版按十二位已確認用餐者整理需求，不把八位待定者預先扣成某個固定比例。先列主食和主菜，再核對配菜及飲品；若兩位同事另訂獨立餐盒，要註明共享餐盤是否仍計入他們，避免同一人被重複計算。

待定同事全部出席：寫清增加哪部分

第二版按二十位用餐者檢查相同項目。增加人數不等於只多放幾盤小食，應找出主食、主菜及餐具的缺口。兩版先共用同一菜式方向，方便看清差別；待定者若有不同飲食要求，便要在這版另列可供他們食用的主餐。

二、把套餐名稱拆成可比較的份量

瀏覽 YumYum 的到會套餐資源時，可先了解主餐與配菜的組合方向，再請供應商把選定方案逐款列明份量單位。共享飯麵問重量或供餐份數，小食問件數，飲品問容器及容量；不要把「多一款菜」直接理解為「多幾人夠吃」。

若只看小規模版本，10人到會套餐可作小型聚會的查詢起點，但示例已有十二位要吃午餐，仍需確認缺口如何補足。套餐名字不是每人的食量保證，也不代表兩個額外用餐者可以靠甜品填補主餐。

環保署的惜食資料列出份量大小、菜式數目與小食件數等選擇，並提醒點餐前考慮能否吃完。1 因此詢問可否減少不需要的甜品、或調整主食份量，比為湊足菜名而多訂更有意思；是否能改、改後包含甚麼，仍要逐單確認。

三、預算先分必要項目與可刪項目

向主管提交框架時，先寫兩版各自需要的完整餐飲內容，再列交收與餐具等必要配套。已包含的標明，另計的分開，未確認的留待補充。若辦公室茶水間已有杯具和飲用水，亦要確認可以使用，而非假設所有同事都自備。

作為同一擁有人旗下的預算取向資源，平價到會可協助整理主食、配菜與分享小食的比較方向，但名稱不代表某個方案一定最合算。把兩份回覆放在同一必要清單上核對，才知道少了甚麼；不要拿缺飲品與餐具的版本，直接對比內容完整的版本。

可刪項目宜先放額外甜品或裝飾，不要先削減已確認同事的主餐。主管批准的備用範圍也應有用途，例如補足待定者出席後的主食，而不是讓統籌人任意加菜。這裏不用列實際費用，先交代誰可決定增加、誰負責確認便足夠。

四、先問改單邊界，再選承擔哪種不確定

比較20人到會套餐所示的中型共享餐飲方向時，要把全員出席版本和缺席版本一起交給供應商查詢。重點不是預先認定大套餐較好，而是確認能否減項、可否補加主餐，以及兩種改動各自何時截止；網站概述不能代替這次訂單的書面回覆。

可用一段訊息問清：「我們有十二位確認用餐，另八位待定；請提供這兩個版本的逐款份量、包含配套、最遲確認人數時間及取消或更改條件。」收齊回覆後，才把同事的回覆期限設在商戶截止之前，留下內部批准的時間。

若補加不可行，便由負責人決定採用較大版本，或只為已確認者訂餐並向待定者說明另作安排，不能偷偷把他們算成少吃一點。若減項不可行，亦不要先承諾同事缺席便能取消其份額。確認後的名單變動由同一統籌人處理，避免不同人各自改單。

五、共享餐盤還是獨立餐盒，要看誰何時吃

若大家同時坐下吃午餐，共享餐盤便可按整體份量比較；若有人要帶着餐盒回崗位，則按個別領餐名單更容易核對。分開供應的主餐不能再當作共享區的備用量，否則晚領餐者可能拿不到自己的份額。

小食適合配合交流，但不宜在沒有核對主食的情況下代替午餐。中環辦公室若午膳時間短、接收位置又在另一樓層，要先安排接收人和取餐枱；桌面放不下的餐盤，不會因套餐選擇較多便變得容易處理。

食安中心的聚會指引提醒，收取訂購食物時應留意包裝完整與食物狀態，冷盤在供餐前應冷藏並及時供餐。2 因此晚到者的安排不應只是把食物留在枱上；先核對現場保存條件，不能用「還有蓋」當作可長時間等候的理由。

六、有人臨時缺席，不代表剩餐可留到明天

即使最後採用全員版本，亦應先向同事說明不要為面子而多取，吃完有需要再取。環保署強調從源頭避免過量點菜。1 活動後記下哪些主餐不足、哪些配菜剩得多，連同實際用餐人數保存，下一次便有自己的需求紀錄，而不是再猜一次。

食安中心建議剩食放入潔淨有蓋容器並在兩小時內冷藏；室溫擺放超過四小時的食物應棄掉。2 這不表示看似未動過的餐盤就能重用。若存放時間或條件不清楚，不應當成翌日午餐；訂購前亦不要把同事願意帶走剩食當作多訂的理由。

落單前的短清單

• 核對實際吃主餐的已確認名單，分開待定者。
• 取得缺席與全部出席兩版的逐款份量及配套回覆。
• 記下改單期限、取消條件與負責批准的人。
• 確認接收位置、取餐時間及可用的保存設備。

把這四項完成，便能清楚回答「現在訂甚麼、誰出席時要改甚麼」。人數未定可以先做比較，但不需要用一張看似精確的菜單，掩蓋仍未得到的確認。